Kwerenda archiwalna - poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby.
Rozróżnia się następujące rodzaje kwerend:
- do celów urzędowych
- do celów nieurzędowych
Cel nieurzędowy występuje wówczas, gdy spodziewane wyniki kwerendy nie są zamawiającemu potrzebne w postępowaniach przed organami administracji, sądami.
Zamówienia, co do których nie jest wskazany cel urzędowy, są realizowane poza zakresem administracji publicznej, bez zastosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego.
Kwerendy do celów nieurzędowych stanowią sferę działalności usługowej Archiwum.
Kwerendy przeprowadzane są na pisemny wniosek zainteresowanego, złożony osobiście, listownie, faksem, pocztą elektroniczną. Kodeks postępowania administracyjnego nie dopuszcza wnoszenia podania telefonicznie. Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, podanie powinno zawierać co najmniej:
- wskazanie osoby wnoszącej podanie (imię i nazwisko)
- adres osoby wnoszącej podanie
- treść żądania
- podpis osoby wnoszącej podanie
- ewentualnie inne elementy wymagane przez przepisy szczególne
Zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego uwierzytelnione kopie wydaje się na żądanie osoby ubiegającej się o nie, jeżeli:
- przepis prawa wymaga urzędowego potwierdzenia faktów lub stanu prawnego
- osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu faktów lub stanu prawnego
Z tytułu uwierzytelnienie wykonanych kopii, odpisów lub wypisów uiścić należy także stosowne opłaty skarbowe.