Archiwum Państwowe w Częstochowie zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164) gromadzi i przechowuje materiały archiwalne, tj. akta wieczystego przechowywania o szczególnie ważnym znaczeniu historycznym.
Akta osobowo-płacowe nie należą do kategorii akt podlegających wieczystemu przechowywaniu. W związku z tym w zasobie Archiwum Państwowego w Częstochowie nie znajdują się akta osobowo-płacowe zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych i prywatnych, spółek prawa handlowego, spółdzielni oraz żadnych innych państwowych jednostek organizacyjnych.
Na mocy nowelizacji ustawy archiwalnej od kwietnia 2003 roku archiwa państwowe mogą również przechowywać tego rodzaju dokumentację.
Dokumentację potrzebną pracownikowi do ustalenia wymiaru emerytury czy renty – to jest o czasowym jedynie znaczeniu praktycznym – ma obowiązek zabezpieczyć zakład pracy. W przypadku jego likwidacji funkcje te scedował ustawodawca na organ założycielski, nadrzędny lub sukcesora, a gdy ich brak na syndyka lub likwidatora ustanowionego do przeprowadzenia procesu likwidacji danego zakładu.
Akta osobowe i płacowe dotyczące pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których siedziba główna mieściła się na terenie byłego województwa częstochowskiego, które były przechowywane w byłym Zakładzie Obsługi Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach Filia w Częstochowie – Archiwum Zlikwidowanych Przedsiębiorstw Państwowych, z siedzibą ul. Sobieskiego 7, 42-200 Częstochowa obecnie przechowywane są w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim – Biuro Organizacyjno-Budżetowe – Archiwum Zakładowe i Zlikwidowanych Przedsiębiorstw Państwowych Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego ul. Jagiellońska 25, 40-032 Katowice (tel.: 322077175, 322077176).
Dokumentacji dotyczącej tzw. prywatnych firm, tj. przedsiębiorców zatrudniających pracowników w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jako osoba fizyczna na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej właściwego miejscowo urzędu miasta i gminy należy poszukiwać poprzez informacje zawarte we właściwym rejestrze. Do właściwego, ze względu na miejsce pracy lub zamieszkania właściciela firmy, organu samorządu terytorialnego należy się zwrócić celem ustalenia, czy taka działalność była wpisana do właściwego rejestru i czy nadal w nim figuruje. Tam też można uzyskać informacje odnośnie miejsca zamieszkania właściciela firmy, który jest zobowiązany do zabezpieczenia dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników i do wydawania stosownych zaświadczeń.
Dla pracowników zakładów pracy zatrudniających nie więcej niż 20 osób, za okres od 1 stycznia 1990 r., okres podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz okresy opłacania składek na to ubezpieczenie i wysokość podstawy ich wymiaru, mogą potwierdzić oddziały ZUS właściwe ze względu na miejsce wykonywania pracy lub miejsce zamieszkania osoby ubezpieczonej na podstawie własnej dokumentacji.
Informacje dotyczące spółek prawa handlowego wpisanych do rejestru handlowego, prowadzonego przez Sąd Gospodarczy w Częstochowie, w tym także spółdzielni, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych i innych podmiotów prawa handlowego, można uzyskać w Sądzie Rejonowym w Częstochowie XVII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego – adres siedziby: ul. św. Rocha 90, 42-202 Częstochowa, (tel.: 34 31 60 335, 34 31 60 327).
Informacje na temat miejsc przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych zakładów pracy dostępne są także w ogólnopolskiej bazie danych na stronie: ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/pracodawcy.php
Archiwum Państwowe w Częstochowie udziela bezpłatnie informacji osobom poszukującym informacji na temat akt osobowo-płacowych pod numerami telefonu: (+48)343638231 oraz (+48)343638931 (w dni robocze, z wyjątkiem sobót). Porady są udzielane również korespondencyjnie.
